Apostilamento: o que é e quando pode ser útil

O apostilamento é um procedimento feito pelo cartório usado para validar documentos emitidos em um país, de forma que sejam reconhecidos legalmente em outro território

O que é apostilamento?

O apostilamento é um procedimento usado para validar documentos emitidos em um país, de forma que sejam reconhecidos legalmente em outro país que seja parte da Convenção da Apostila de Haia. 

A “Convenção da Apostila” ou “Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos”, é um tratado internacional que passou a ser lei no Brasil com a promulgação do Decreto nº 8.660/2016

Ela simplifica de forma bastante significativa a utilização de documentos brasileiros no exterior, assim como de estrangeiros no Brasil, por reduzir trâmites e custos. O apostilamento garante que documentos como certificados, procurações assinadas por estrangeiros, documentação escolar, certidões notariais, entre outros, tenham validade legal em países estrangeiros sem a necessidade de procedimentos de legalização consular.

Alguns exemplos de países que fazem parte da Convenção:

  • Estados Unidos
  • Reino Unido
  • Alemanha
  • Espanha
  • Portugal
  • Canadá
  • Austrália
  • França
  • Brasil
  • Japão

Para que serve o apostilamento?

O apostilamento serve para facilitar o reconhecimento internacional de documentos públicos entre países que são signatários da Convenção da Apostila de Haia. Ele atesta a autenticidade das assinaturas, selos e carimbos presentes nos documentos, permitindo que sejam aceitos legalmente em países estrangeiros sem a necessidade de procedimentos adicionais de autenticação.

Quando o apostilamento é necessário?

O apostilamento é necessário quando você possui documentos emitidos em um país e pretende utilizá-los em outro país que seja signatário da Convenção da Apostila de Haia. 

Sem o apostilamento, esses documentos podem não ser reconhecidos legalmente no país estrangeiro, o que pode causar dificuldades ou atrasos em processos como imigração, estudo, trabalho ou negócios no exterior.

Vale lembrar que nem sempre é necessário um apostilamento para apresentar um documento no exterior. Alguns países possuem tratados com o Brasil que dispensam o ato de legalização diplomática ou consular, como a França, por exemplo.

É recomendado consultar a representação do país onde o documento será utilizado quanto a essa necessidade ou outros procedimentos. 

Você pode consultar quais são os países signatários atualmente aqui.

Imagine que você é um brasileiro que foi aceito em uma universidade no Canadá para cursar um programa de graduação. Antes de se matricular, a universidade solicita que você forneça documentos como histórico escolar e certificado de conclusão do ensino médio.

Nesse caso, você precisará apostilar esses documentos antes de enviá-los para a universidade no Canadá. Esse procedimento vai certificar a autenticidade das assinaturas, selos e carimbos dos documentos, tornando-os válidos internacionalmente.

Quais documentos podem ser apostilados?

Documentos que podem ser apostilados são geralmente aqueles que têm natureza pública e são emitidos por autoridades competentes do país de origem. Isso inclui:

  • Documentos como certidões de nascimento;
  • Casamento e óbito;
  • Diplomas acadêmicos;
  • Histórico escolar;
  • Registros de empresas;
  • Atos notariais, entre outros.

 

No entanto, a necessidade de apostilamento pode variar dependendo do país de destino e do propósito do documento. Portanto, é sempre aconselhável verificar com as autoridades locais no país onde os documentos serão usados para confirmar quais documentos específicos precisam ser apostilados.

É necessário apostilar o passaporte?

Em geral, não é necessário apostilar o passaporte em si, pois ele não é um documento emitido por uma autoridade pública para certificar informações específicas. Contudo, em alguns casos, pode ser solicitado que o passaporte seja apostilado juntamente com outros documentos para comprovar a identidade ou cidadania de uma pessoa em trâmites legais ou administrativos em um país estrangeiro. 

Nesses casos, o apostilamento pode ser realizado nas páginas de informações pessoais do passaporte. O recomendado é sempre verificar as exigências específicas do país de destino para garantir que o apostilamento do passaporte seja necessário e aceito.

O documento apostilado precisa ser original?

Sim, os documentos que serão apostilados devem ser os originais ou então ser cópias autenticadas dos originais. Isso é importante para garantir a autenticidade e a integridade do documento, e impedir que informações incorretas ou alternadas sejam acrescentadas na apostila. 

Em alguns casos e dependendo das regulamentações do país emissor do documento, cópias simples podem ser aceitas para apostilamento, mas essas precisam ser devidamente autenticadas pelo órgão competente, como um tabelião ou notário público. 

Caso o documento público tenha sido assinado apenas digitalmente, pode também haver a emissão da apostila. O único requisito aqui é que seja possível ao notário ou tabelião do cartório reconhecer a autenticidade deste documento.

O Provimento n. 119/2021 garante ainda que documentos nato-digitais, assinados eletronicamente, poderão ser apostilados independentemente de impressão em papel. De acordo com a nova redação do §1º do referido artigo, “a apostila eletrônica será salva em arquivo único, na sequência do documento, assinada pela autoridade apostilante, entregue em mídia ou enviado no endereço eletrônico fornecido pelo solicitante”.

Quem pode apostilar documentos?

A autoridade responsável pelo apostilamento de documentos varia de acordo com o país em que o documento foi emitido. Em muitos casos, é o próprio tabelião ou notário público que tem a autoridade para realizar o apostilamento. Em outros, pode ser um órgão governamental designado, como um Ministério das Relações Exteriores ou um departamento específico de apostilamento.

O apostilamento de documentos brasileiros é feito apenas no Brasil, por cartórios habilitados pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça), órgão brasileiro responsável pela regulamentação da “Convenção da Apostila”, nos termos da Resolução 228/2016.

Quanto tempo leva para apostilar um documento?

O tempo necessário para apostilar um documento pode variar dependendo de vários fatores, como a jurisdição em que o documento foi emitido, a carga de trabalho do órgão responsável pelo apostilamento e o método de envio ou entrega escolhido. Em geral, o processo pode levar de alguns dias a várias semanas, dependendo da eficiência do sistema e da demanda de serviços. 

Recomenda-se sempre consultar as autoridades competentes ou o serviço de apostilamento designado para obter uma estimativa mais precisa do tempo necessário para apostilar um documento específico.

O documento apostilado possui prazo de validade?

Um documento apostilado não possui um prazo de validade definido. A apostila é uma certificação de autenticidade que confere validade internacional ao documento, e essa validade não expira. Entretanto, é importante ressaltar que a utilidade prática de um documento apostilado pode depender do contexto e das leis do país em que está sendo apresentado. 

Por exemplo, alguns documentos podem tornar-se obsoletos com o tempo, como certificados de estudos ou certidões de nascimento, mas isso não afeta a validade da apostila em si. Portanto, enquanto a apostila permanecer legível e autêntica, o documento apostilado manterá sua validade para uso em países estrangeiros que sejam signatários da Convenção da Apostila de Haia.

Quais são as formas de fazer o apostilamento?

Existem algumas formas comuns de fazer o apostilamento de documentos. Uma delas é através de um tabelião ou notário público, que tem autoridade para apostilar documentos em muitas jurisdições. 

Outra opção é enviar os documentos diretamente para um órgão governamental responsável pelo apostilamento, como um Ministério das Relações Exteriores ou um departamento específico de apostilamento. Além disso, é possível utilizar serviços online ou por correio para solicitar o apostilamento de documentos. 

O que fazer ao constatar um erro no documento apostilado?

Caso seja identificado um erro no documento apostilado, é importante corrigi-lo para garantir sua validade legal. O procedimento para corrigir um erro pode variar dependendo do tipo de erro e das regulamentações do país emissor do documento.

Em geral, o recomendado é entrar em contato com a autoridade responsável pelo apostilamento, seja um tabelião, notário público ou órgão governamental, e informe sobre o erro encontrado. Os profissionais poderão orientar sobre os próximos passos a serem seguidos, que podem incluir a emissão de uma apostila corretiva ou a correção do erro antes de emitir uma nova apostila. 

É importante resolver o erro o mais rápido possível para evitar possíveis complicações legais no futuro.

Quanto custa para fazer o apostilamento de um documento?

O valor para apostilar um documento pode variar dependendo de vários fatores, incluindo o tipo de documento, o país emissor do documento, o método de apostilamento escolhido e até mesmo o órgão responsável pelo apostilamento. 

Geralmente, é cobrada uma taxa administrativa para cobrir os custos do processo de apostilamento, que pode variar de acordo com as regulamentações locais. Além disso, dependendo do método de apostilamento escolhido, podem haver taxas adicionais, como custos de envio ou taxas de serviço, especialmente se estiver utilizando serviços online ou por correio.

Cuidados importantes ao apostilar o documento

1Verifique os requisitos do país de destino

Antes de iniciar o processo de apostilamento, certifique-se de entender os requisitos específicos do país onde o documento será utilizado. Isso inclui saber se o país é signatário da Convenção da Apostila de Haia e quais são os procedimentos e exigências locais

2Certifique-se de que o documento original esteja em ordem

Antes de apostilar o documento, verifique se ele está completo, correto e em conformidade com as leis e regulamentos do país emissor. Se necessário, faça as correções ou atualizações adequadas antes de iniciar o processo de apostilamento

3Escolha o método de apostilamento apropriado

Existem diferentes formas de apostilar um documento, incluindo através de um tabelião, órgão governamental responsável ou serviços online. Escolha o método que seja mais conveniente e adequado para suas necessidades, levando em consideração os prazos, custos e requisitos específicos

4Verifique a apostila após o processo

Após receber o documento apostilado de volta, verifique cuidadosamente a apostila para garantir que todas as informações estejam corretas e legíveis. Qualquer erro ou irregularidade deve ser relatado imediatamente às autoridades competentes para correção

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